Система электронного документооборота со встроенным модулем ЭЦП и ее преимущества.

В настоящее время в условиях широкого применения электронных документом, использование графических символов для подписания документов, практически теряет свой смысл и ценность. При организации документооборота на предприятии используется Электронная Цифровая Подпись (ЭЦП), которая является современным и оправданным решением при создании СЭД. Она является полноценным электронным аналогом стандартной подписи на бумажном носителе и представляет собой код, реализуемый за счет математических преобразований в содержании документа.

При внедрении модуля ЭЦП значительно расширяются возможности системы электронного документооборота и самого модуля ЭЦП:

• Высокая скорость и безопасность передачи информации являются основными достоинствами современной системы документооборота в организации. Для избавления пользователей данной системы от многократной авторизации и для ускорения работы с документацией используется технология пакетного режима обработки данных и поддержка активного сеанса связи с криптопровайдером.
• При работе с ЭЦП может возникнуть ряд проблем, связанных с ограниченным сроком действия сертификатов ЭЦП. По истечении сроков действия сертификата все ЭЦП, созданные с его помощью, теряют свою действенность, что, в соответствии с законодательством означает недействительность ЭЦП. Преимущество системы электронного документооборота с интегрированным модулем ЭЦП заключается во встроенной службе штампов времени, которая дает возможность контролировать и проверять наличие и сроки действия сертификатов ЭЦП.
• Система электронного документооборота позволяет сохранять и получать архивные копии документов с ЭЦП, которые могут быть использованы для решения спорных вопросов внутри организации.
• Работа с СЭД со встроенным модулем ЭЦП позволяет применять цифровую подпись в любых внутренних документах, что значительно упрощает контроль работы сотрудников и повышает ответственность авторов документов.
• Если руководство предприятия принимает решение об использовании ЭЦП, то это говорит о том, что значимость электронной документации значительно возросла. Для повышения эффективности работы сотрудников с электронной документацией рекомендуется использовать систему электронного документооборота с интегрированным модулем ЭЦП.
• При возникновении спорных моментов и конфликтов на предприятии, возникающих из-за сроков выполнения распоряжений, создания документов и других моментов при работе с документацией, можно решить проблемы внутри предприятия без привлечения третьей стороны за счет использования ЭЦП и СЭД.